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Anatomía del correo electrónico ideal

Anatomía del correo electrónico ideal


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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.


¿Te presentarías con un cliente sin bañar, sin peinar o con los zapatos de dos colores distintos? La manera en que escribes tu correo es parte de tu imagen extendida, igual que tus redes sociales, tu automóvil, tu oficina o el fondo de tu reunión de Zoom. Dicen mucho de ti, y causan una impresión favorable o desfavorable que puede resultar en actitudes y resultados distintos.

Toma el número 236 y agrega después nueve ceros. Es un número gigantesco: 236,000’000,000. Doscientos treinta y seis mil millones de correos electrónicos se envían cada día en todo el mundo. La gran mayoría de éstos son correos de negocios. 

Pero no todos los correos electrónicos son iguales. Algunos son mejores que otros: están bien escritos y cumplen su propósito de manera efectiva y elegante.

¿Cuántos correos escribes tú al día? ¿Cuántos recibes? ¿Quieres llevar tus correos al siguiente nivel?

1. El “asunto” importa

En la mayoría de los correos, desarrollamos el contenido y solo pensamos en el “asunto” o el título del correo hasta el final. Es impresionante la cantidad de correos con asuntos definitivamente aburridos, genéricos o inútiles.

El asunto es lo primero que ve la persona que recibe el correo: es lo que se encuentra en su bandeja de entrada y lo que le ayuda a decidir si lee ese correo en el momento, lo deja para después o, de plano, lo envía a la papelera.

Evita títulos genéricos como “hola” o “espero que esto te interese”. Ya sea para clientes o socios, prefiere un título que hable del contenido sin ser altamente técnico.  Tampoco escribas: “Asunto: P 44518 21/11/2020”

En cambio, escribe: “Asunto: Presupuesto reja sur, 21 de noviembre 2020”, o “Plan de trabajo, viaje Madrid”, o “Promociones para impresión, julio 2021”. 

Piensa en un asunto corto, claro, informativo y atractivo. ¡No lo dejes al azar!

2. Saludo y despedida

El correo electrónico se realiza de forma digital, pero sigue siendo, en el fondo, un mensaje entre dos personas, dos seres humanos a quienes les gusta ser tratados como tales. Lo mínimo que esperamos -¡y con razón!- es un saludo y una despedida amables y personalizados.

Evita saludos genéricos, que se “sientan” forzados o dichos con prisa. Cada que puedas, dirígete al receptor por su nombre de pila, guardando, si es el caso, los protocolos y títulos: doctor, maestro, profesor, etcétera. 

La despedida, igual que la entrada, debe marcar el tono humano y cordial sin abusar de los clichés y frases hechas. Puedes agregar algún detalle personal (“Salúdame a Marcia, tu esposa”, o “Espero que se estén acomodando bien en Monterrey”) que genere una conexión mayor, y mayor confianza.

Las redes actuales se crean y refuerzan con cada mensaje. Aprovecha cada correo para conectar con las personas; no solo para transmitir información o salir del paso.

3. ¡Ve al punto!

Dicho lo anterior, los correos electrónicos no están hechos para transmitir cantidades de información inmensa. ¡Nadie quiere leer una novela completa en su buzón de entrada, o en el celular entre una reunión y otra!

Mantén el contenido breve y al punto, utilizando puntos o números para ordenar las ideas si es que hiciera falta. Un correo no debería de tener más de dos o tres párrafos. ¿Cinco? De acuerdo, pero no más que eso. 

Si hay más que incluir en un mismo envío, te recomiendo mantener el contenido del texto breve, y agregar un documento con la información completa: es más sencillo de imprimir, leer y compartir. Todo el mundo odia los correos excesivamente largos; sobre todo si son parte de una cadena más larga.

Nunca (pero nunca) trates de dirimir un problema, discusión o tema complejo a través de correos. La palabra escrita nunca podrá encapsular los detalles de una conversación de viva voz o, aún más, una reunión. En medio de una discusión, las palabras escritas fácilmente se malentienden, y en un proyecto complejo, sucederá lo mismo. Mejor levanta el teléfono, soluciona el problema y, finalmente, envía un correo breve con los acuerdos logrados.

Todo el mundo odia los correos excesivamente largos / Imagen: Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk vía Unsplash

4. Encuentra el tono ideal

Recuerda: una comunicación escrita es un sustituto mecánico de una conversación real, entre dos personas reales, con sus características y circunstancias reales. Es por eso por lo que no existe un solo tono correcto, ni un solo estilo. No hablarías igual con tu jefe que con un cliente, con un amigo o con un colega.

¿Le hablas de “tú” o de “usted”? ¿Le saludas con formalidad o con familiaridad? ¿Eres excesivamente serio, o demasiado informal? Procura imaginar que estás en la misma habitación ¿cómo lo harías entonces? Trata de imaginar qué información necesitaría y encuentra la mejor manera de decirla. Y claro: dilo bien.

La mala ortografía es el mal aliento de los negocios. Nadie te lo dirá, pero créeme: todos lo notan.

Por cierto: un correo no es un SMS. Un correo no admite faltas de ortografía ni lenguaje simplificado (por lo menos, no en un entorno de negocios). Cuida tu ortografía y sintaxis: escribe correcta y completamente y deja los emojis y contracciones para otro momento. Evita por completo ESCRIBIR CON MAYÚSCULAS y no abuses de los signos de admiración!!!!!!!!!!

5. Relee siempre tu correo

¡Oh, cuántos problemas podríamos evitar si la gente releyera lo que acaba de escribir! No solamente para corregir la ortografía o completar lo que falte, sino sobre todo para comprender si el mensaje tiene sentido, es decir, si es claro y conciso en todos sus puntos.

En correos importantes, te recomiendo leer en voz alta el correo, para “podar” el texto y eliminar las partes demasiado confusas, largas o innecesarias. Algunas veces, en aras de parecer “formales”, sobrecomplicamos las cosas que pueden ser sencillas. 

Nueve de cada diez veces, una nueva lectura antes de enviar te ayudará a encontrar áreas de mejora y (, ¡claro!), vergonzosos errores que se verían terribles en la bandeja de tu cliente.

Por último…

6. ¡No olvides adjuntar los archivos!

Resulta un tanto… amateur, ¿no lo crees?

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