¿Es posible conservar audios, videos o chats de las asambleas realizadas por los copropietarios en edificios y conjuntos? ¿Qué dictan las normas sobre esto?
Manifiesta un propietario: “Por las circunstancias ampliamente conocidas, se llevó a cabo una asamblea virtual. Para efecto de levantar el acta de la asamblea, el secretario solicitó el material audiovisual correspondiente ante la Administración. Sin embargo, el administrador le respondió que no se le podía enviar el video porque, teniendo en cuenta la protección de datos, contiene datos sensibles que se deben proteger, como lo son los rostros de las personas, que no accedieron a su distribución (reitero que el material no es para distribuir, sino para levantar el acta de la reunión). Así las cosas, se le entregó al encargado de levantar el acta solo para el registro sonoro de la asamblea.
Dicho lo anterior, me gustaría que pueda aclarar dos inquietudes puntuales:
“¿Es válido que solo se entregue el registro sonoro, y bajo tal argumento? Y, teniendo en cuenta que en estas reuniones virtuales hay intervenciones no solo audiovisuales sino también vía chat, ¿es pertinente registrar en el acta contenido del chat cuando tenga incidencia en el cauce o desarrollo de los destinos de una asamblea de propietarios?”
Respuesta. Para emitir mi opinión sobre el caso de la consulta, parto de que la Ley 675 de 2001 determina que las decisiones de la asamblea de propietarios deben constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de esta, determina su contenido, requisitos, comunicación y alcance probatorio.
De igual manera, al referirse en el artículo 42 a las asambleas no presenciales, establece que para acreditar la validez deberá quedar prueba inequívoca enunciando varios medios como la grabación magnetofónica o similar.
Los reglamentos pueden incluir otras previsiones sobre estos aspectos, bajo estos lineamientos legales y teniendo en cuenta no solo las características propias de cada inmueble y de cada copropiedad, e incluso los órganos de administración pueden acudir a otros medios de prueba teniendo en cuenta todas las nuevas herramientas tecnológicas que se han ido adoptando especialmente a raíz de la situación de la covid-19, que ha propiciado la necesidad de emplear la modalidad de las reuniones no presenciales y por comunicación escrita.
De tal manera que la citada Ley de propiedad horizontal, que está próxima a cumplir 19 años de su expedición, no contempló muchos avances que ahora se pueden implementar.
Sin embargo, sí han sido dictadas varias normas que la han modificado, adicionado o complementado y una de estas es la que hace relación a la Ley de Protección de los Datos Personales, en desarrollo de lo dispuesto por el artículo 15 de la Constitución Política, que consagra el derecho fundamental que tienen todas las personas a la intimidad personal, familiar y a su buen nombre.
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Las bases jurídicas que deben tener en cuenta los administradores y en general los órganos de administración de edificios, conjuntos y agrupaciones, en el momento de tomar decisiones y resolver sus inquietudes sobre este tema son la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Nacional 1074 de 2015 Único del Sector Comercio, Industria y Turismo, normas de obligatorio cumplimiento para las copropiedades.
Adicionalmente, la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad encargada de vigilar y garantizar que se respeten los derechos amparados por estas normas, se ha pronunciado muchas veces, en manuales, circulares y a través de decisiones y de sanciones impuestas a los edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal, por no cumplir con los citados preceptos legales que regulan la obligación de registrar ante esta entidad sus bases de datos y tener una política de protección de datos personales.
De acuerdo con los lineamientos citados, entidades como la Superintendencia de Sociedades y la Superintendencia de Industria y Comercio, han conceptuado que aunque es posible que las personas jurídicas utilicen mecanismos de audio y video para dejar constancia de lo sucedido en las reuniones de asambleas o de juntas directivas, por tratarse de datos biométricos de los asistentes, es necesario advertirlo con antelación y obtener las autorizaciones previas de los mismos para la recolección almacenamiento uso circulación y supresión de las grabaciones pues en caso contrario se incurrirá en transgresión de las normas que regulan el tratamiento de datos personales sensibles.
Es claro que los administradores de la propiedad horizontal son responsables del tratamiento de datos personales y de establecer los mecanismos y para obtener la autorización de los propietarios bajo las directrices e indicación de las normas citadas. Además, deben asignar a las personas que se encargarán de dar cumplimiento a estas regulaciones e informar a los propietarios.
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De acuerdo con las fuentes enunciadas, las videograbaciones de la asamblea pueden ser consideradas como información sensible y, en el caso de la consulta, comparto el criterio y la precaución que está tomando la administración, salvo que aplicando las políticas de protección de datos del edificio, haya anunciado a los participantes antes de la asamblea que esta se filmaría y haya obtenido la autorización de estos para el tratamiento de sus datos personales.
El responsable deberá conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. En cuanto al chat, considero que la divulgación de estos sin autorización también podrían afectar la intimidad de los participantes e identificar y distinguir a personas concretas, por lo que se podrían catalogar también como información sensible.
Las personas que en uno u otro sentido se consideren lesionadas por el incumplimiento de las normas al respecto, deberán acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Es hora de que los órganos de administración de los edificios y conjuntos revisen sus políticas de tratamiento de datos personales y si están dando cumplimiento a las mencionadas disposiciones, pues además de que están incurriendo en la vulneración de los derechos de las personas, están poniendo en riesgo a los inmuebles y al patrimonio de la persona jurídica pues son muchos los casos en que se han impuesto sanciones al respecto.
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Nora Pabón Gómez
Abogada, Asesora Externa
Vivienda & Construcción cuenta con los análisis de la consultora del sector de la construcción y las copropiedades, quien responde en esta página a inquietudes e interrogantes de los lectores enviadas al correo electrónico, redaccioneconomicas@eltiempo.com