innovando más allá de la tecnología – u-GOB

La innovación puede ser definida como el cambio que introduce novedades. Se refiere a la modificación de elementos ya existentes, con el fin de mejorarlos o renovarlos. 

¿Cómo innovar en la Administración Pública burocrática, acostumbrada a hacer siempre lo mismo y de la misma forma? Para algunos, la respuesta está en la tecnología; a partir de otro enfoque, radica en acercarse a las personas y, claro está, en utilizar la tecnología no como un fin, sino un medio para ofrecer obras, bienes y servicios de calidad a las personas.

Desde finales de la década de los ochenta e inicio de los noventa, con el furor de la informática, internet y las telecomunicaciones, y posteriormente con las redes sociales, nadie ha querido bajarse de este mundo tecnológico y menos los gobiernos que buscan acercarse a la ciudadanía. 

En Latinoamérica, un continente joven con tasas altas de corrupción, el objetivo de los gobiernos fue empoderarse con la tecnología y las telecomunicaciones, a fin de mejorar la prestación de servicios públicos, aumentar la eficiencia en la Administración Pública, promover la participación ciudadana, transparentar los gastos públicos y generar un puente tecnológico entre la ciudadanía y las metas de gobierno. Este tipo de innovación necesita contar con el apoyo, involucramiento y direccionamiento de las más altas esferas de los gobiernos.

Uno de los conceptos más importantes e innovadores del Gobierno Electrónico ha sido el de Ventanilla Única, en el cual un ciudadano o una empresa toma contacto con el Estado a través de un punto de contacto único (por ejemplo, un sitio web), que tiene la capacidad de identificar al interesado y ofrecerle la información o el servicio que necesita, de forma ágil y oportuna.

Otra innovación en la región del Caribe y Latinoamérica, especialmente en República Dominicana, fue la implementación de un sistema de Compras Públicas Electrónicas. En este tipo de proyectos de gobierno y tecnologías, los países pioneros fueron Chile, México, Argentina y Colombia. Haciendo énfasis en República Dominicana y como caso de estudio, en 2012 tuvo su origen el Sistema de Compras Públicas Electrónicas, denominado Portal Transaccional, mediante el Compromiso de la Iniciativa de Gobierno Abierto y el Plan Estratégico. 

Realizamos investigaciones sobre la experiencia en República Dominicana de un proyecto que ha sido un éxito de la Dirección General de Contrataciones Públicas para poder seguir alineados con las políticas adoptadas y los acuerdos internacionales, con el objetivo de combatir la corrupción, saber administrar los recursos, ser más eficientes en las funciones del Estado y promulgar las economías regionales.

Un nuevo sistema de compras públicas en República Dominicana

En marzo de 2014, el Portal Transaccional entró en vigencia bajo un piloto. A finales de 2017, había 157 Instituciones publicando y adjudicando sus procesos de compras. Se trata de un portal cien por ciento transaccional, basado en tecnologías ya implementadas en otros países del mundo, el cual permite tener una trazabilidad de punta a punta, es decir, todas las modalidades de compras habilitadas por la Ley de Compras 340-06, desde la publicación hasta su adjudicación y entrega del bien, servicio u obra. 

Luego de más de dos años y medio de piloto, con el respaldo normativo y del gobierno, en septiembre de 2017 el Poder Ejecutivo emitió un decreto donde instrumentaba que el Portal Transaccional iba a ser el único portal de compras del Estado Dominicano habilitado para tal fin. Tiene como objetivos:

• Ser un sistema web que ayude a controlar, de manera automática, todos los procesos de contratación a través de reglas asociadas a la Normativa de Compras y Contrataciones, optimizando los procesos y mejorando el monitoreo de los mismos. 
• Permitir el acceso a los proveedores para poder enviar ofertas en línea a los procesos de compras, así como observaciones y mensajes; consultar planes anuales de compras y acceder a estadísticas relacionadas con sus operaciones. 
• Gestionar los contratos de forma electrónica y controlar su ciclo de vida.
• Registrar facturas en línea y monitorear el estado de los pagos.
• Obtener información detallada sobre las instituciones a quienes se les vende, dar seguimiento a sus procesos y evaluar los resultados mediante datos abiertos y estadísticas de compras y contrataciones que cualquier ciudadano puede consultar.
• Aumentar las ventas al Estado reduciendo su esfuerzo comercial y propiciando mayor participación y competencia. El proveedor podrá seguir de forma simple todos los hitos del proceso de compras, lo que le permitirá aumentar su productividad y mejorar sus resultados, así como manejar la línea de tiempo de cada proceso bajo los controles establecidos según la Ley.
• Contribuir a la reducción de la deuda administrativa y los tiempos de pago a los proveedores.

Estrategia y modelo de implementación

En el año 2012 de donde partimos, en República Dominicana coexistían dos portales de compras hasta la llegada del Portal Transaccional, con muy bajo nivel de uso por parte de las instituciones del Gobierno Central. A nivel internacional era el país con menor difusión de información sobre contratación. Bajo la estrategia de tener un nuevo y único Portal Transaccional, en 2013 inició el anteproyecto en dos fases: 

1. Desarrollo, capacitación e implementación en 130 instituciones, y la puesta en marcha del Registro en Proveedores del Estado en línea
2. Mejoras del sistema y ampliación del alcance en instituciones

Con el diseño de las funcionalidades a desarrollar sobre el nuevo sistema, siguieron las capacitaciones a compradores y proveedores, además de un cronograma de acompañamiento en cada institución. En la actualidad, las capacitaciones se siguen dando para cumplir objetivos de meta presidencial.

Toda innovación (y más tecnológica) conlleva sus riesgos. Los detectados y levantados tienen que ver con la elección del sistema de compras electrónicas. Se analizó la factibilidad de realizar el desarrollo interno y los consultores externos en compras públicas recomendaron utilizar una plataforma confiable que esté en funcionamiento dentro del mercado. Otro de los riesgos fue la gran resistencia al cambio (cultural y de procedimiento) y la falta de personal calificado en las Unidades de Compras y en la administración de la plataforma.

La gran experiencia recogida

A modo de recomendaciones para tener en cuenta en este tipo de proyectos que se extienden a lo largo de los años por el propio desarrollo y peso de las tareas, los hitos de capacitación e implementación no deben estar cerca de periodos electorales o cambios de gobierno. Esto hace que tanto los funcionarios del gobierno en turno como los empleados de las instituciones sufran distracciones y se vean con otras asignaciones y prioridades.

La infraestructura requiere no sólo de presupuesto acorde, sino de personal altamente capacitado para llevar a cabo las distintas tareas de mantenimiento, monitoreo, mejoras, plan de contingencia, soporte y atención al cliente. Por otro lado, tiene que ajustarse un mecanismo de sostenibilidad financiera por la utilización del portal y las capacitaciones. 

El éxito depende por completo del involucramiento de los recursos en cada nivel de la organización, desde el soporte y los implementadores, hasta los gobernantes. Los recursos humanos son una de las piedras fundamentales y más en proyectos de gran envergadura, donde interactúan y coexisten distintos tipos de perfiles y el impacto en el cambio cultural es alto.

Actualmente, la Administración Pública se encuentra ante una encrucijada cuando inicia este tipo de proyectos de gran impacto. No sólo debe hacer frente a las reformas exigidas para mejorar la eficiencia y la calidad de sus servicios públicos, sino que tiene que hacerlo en un entorno laboral mucho más exigente y competitivo a nivel profesional y económico-financiero. A los profesionales hoy en día, en muchas ocasiones, se les exigen nuevas funciones o responsabilidades sin un plan de formación o carrera específico, sin posibilidad de promociones o ascensos, observando que cubren funciones duplicadas o recibiendo cuestionamientos por el mero hecho de ser empleados públicos. Todo esto obliga a una profunda transformación e innovación constante de la Administración, que permita ganar en eficiencia y obtener los recursos motivados. Es un gran desafío, pero se puede lograr.

Nunca está todo dicho en materia de innovación y siempre existe la mejora continua, sobre todo si va de la mano con la tecnología, la cual evoluciona rápidamente y nos sorprende día a día.