Redacción
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Al momento de gestionar proyectos a en tu negocio es importante tomar en cuenta las posibilidades que nos brindan algunas herramientas que ayudan a facilitarnos las actividades, además de ahorrarnos tiempo.
Un software de gestión de proyectos tiene la capacidad de planificar, organizar, gestionar los recursos, llevar el avance y seguimiento de estos.
Cuando gestionas un proyecto, te debes apegar a diversas metodologías o esquemas para seguir una línea de mejores prácticas que maximicen la probabilidad de éxito de cada una de tus actividades y en consecuencia del proyecto.
El ingeniero Luis Baza, quien se dedica al sector de tecnologías de la información y soporte técnico en la Universidad La Salle, afirma que este es un gran momento para el software de gestión de proyectos ya que la presente cuarentena ha demostrado que hay un amplio mercado para todas las herramientas que puedan facilitar el trabajo a distancia en equipos de mediano y gran tamaño.
“Un software de gestión de proyectos desarrolla y mejora las principales deficiencias de las organizaciones cuando se trabaja en un mundo digital. El trabajo colaborativo reduce la necesidad de un líder visible y permite a los integrantes de la organización opinar y desarrollar de mejor manera una idea”, comentó el especialista en entrevista con Entrepreneur en Español.
Para gestionar existen diferentes métodos. Elegir el que más se acomode a las necesidades de tu negocio va a depender en gran medida del tipo de proyecto que vayas a llevar a cabo. Por ejemplo, los desarrolladores de software en lo general, utilizan metodologías ágiles como puede ser SCRUM en la que en reuniones breves se revisa el avance del proyecto, así como posibles correcciones que surgen sobre la marcha. Para lograr lo anterior, -desde el mapeo hasta el seguimiento de las actividades y sus involucrados -, siempre es bueno tener a la mano una plataforma confiable y funcional que lo permita.
“Estas herramientas organizan de manera eficaz y rápida la información para la toma de decisiones. Promueve la autogestión, los miembros del equipo aprenden a desarrollarse sin ataduras y con gran libertad de acción, lo cual aportará al grupo de trabajo perspectivas distintas y mucha flexibilidad. Algo que no existe cuando las acciones son órdenes que vienen de una sola persona o jefe”, añadió Baza.
En México existen alrededor de 4.1 millones Pymes, según datos del INEGI, para este tipo de empresas es muy útil implementar software que cuente con estas características, ya que son muy completos, de bajo costo e incluso tienen versiones gratuitas. Los trabajos requieren que la gente sepa manipular este tipo de programas, ya que es una manera de agilizar las actividades y tareas a realizar.
Con esto en mente, te presentamos algunas herramientas de gestión de proyectos que puedes encontrar en el mercado.
Es un programa gratuito dedicado a gestionar proyectos que se integra de manera sencilla con Google Apps, Excel y otro tipo de programas. Los cibernautas tienen la posibilidad de editar, crear y observar documentos desde su correo electrónico. Wrike es una excelente opción para agilizar y simplificar los planes de trabajo. Te permite organizar en un solo lugar todo lo necesario para completar tu proyecto de manera exitosa, mediante las funciones de crear, planificar, colaborar, informar, personalizar, integrar, seguridad y asistencia.
Esta herramienta ha ganado mucho terreno en diversas organizaciones debido a que trabajan con el principio del ciclo de desarrollo de sistemas ágil. Los equipos tienen la capacidad de crear tableros kanban, tablas de SCRUM personalizadas y usar reportes en tiempo real. JIRA conecta crea informas que recopilan datos prácticos y funcionales de manera ágil, además de los tableros SCRUM enfocados a ofrecer valor iterativo e incremental de la manera más rápida posible.
Un software basado en una interfaz web que te permite trabajar de una manera más productiva y colaborativa, te ayuda a organizar y priorizar tus proyectos de forma atractiva, innovadora y flexible. Puedes trabajar con cualquier equipo, ya sea para un proyecto o planear algún evento y permanecer de una manera más organizada. Contiene Butler, herramienta de automatización integrada que te permite reemplazar algunas tareas manuales y repetitivas. Recientemente, debido a la pandemia, ha ganado mucha popularidad y es de vital importancia para la educación y el trabajo a distancia.
Trello contiene un sistema de tarjetas kanban, en el que aparecen tres columnas para mostrar el flujo de trabajo:
- To do (Por hacer): Aquí se anclan las tareas que están por realizarse, es decir, las que están en espera de que alguien las haga.
- Doing (En proceso): Las tareas que han sido asignadas a alguien y están en proceso de realizarse, con la finalidad de que nadie las repita.
- Done (Terminado): Indicador de que se ha terminado la tarea.
El sistema ha sido parte del negocio por aproximadamente 30 años. Es utilizado para proyectos complicados, pero facilitan mucho las tareas de crear informes personalizados. Está orientado a profesionales capacitados que tienen conocimientos de sacar el máximo provecho de este programa.
Project Libre: Dicho lo anterior, esta herramienta es muy similar a Project Microsoft, pero la diferencia es que tiene licencia gratuita, por lo que al descargar una copia original de este software no necesitamos pagar para su activación.
Es un programa dedicado a reunir las aptitudes de seguimiento de proyectos que una persona podría requerir. Es instintivo y muy sencillo de utilizar. Contiene la posibilidad de gestionar las tareas, cajas de discusión, almacenamiento de información y visualización de diagrama de Gantt. Además, es posible incluir una base de datos con Dropbox, Google Drive, entre otros.
Las herramientas no solamente te permiten hacer un diagrama de Gantt, que es básicamente poner los tiempos, días y las actividades organizadas o mapeos de técnicas, sino que también te dan la posibilidad de calcular costos, holguras y tiempos, un punto clave para que un proyecto pueda desarrollarse de manera exitosa. Incluso existen algunos de estos programas que te permiten escribir lecciones aprendidas y tomar notas.
“Aunque la transición a un mundo digital no será inmediata ni total, será cada vez más apreciada por sus virtudes y el software de gestión de proyectos tendrá su gran momento sin duda alguna”, concluye Bazan.
En un futuro será básico que las empresas se rijan a través de estas herramientas, dada su eficacia y las funcionalidades, para que las mismas pueda avanzar correctamente y llevar a cabo de manera exitosa todos sus proyectos, independientemente de las situaciones adversas que se presenten.
