Elija entre varios proveedores de salas de datos virtuales, encuentre la información que más le interese en su sitio web y comuníquese con su equipo de soporte. Consulte algunas de las soluciones VDR mejor calificadas para sus necesidades específicas y comience a comunicarse con los proveedores. Cuando visite el sitio de un proveedor de soluciones de top data rooms data OPV, tenga en cuenta lo siguiente:
¿La interfaz de la sala de datos virtual es visualmente atractiva?
¿VDR tiene una interfaz de usuario moderna?
¿Es intuitivo para los usuarios que utilizarán la funcionalidad VDR?
¿El proveedor de VDR ofrece soluciones efectivas que satisfagan las necesidades específicas de la industria en la que opera?
¿Ofrecen cosas gratuitas útiles como plantillas gratuitas y seminarios web?
Pasar tiempo en el sitio del proveedor de VDR (intuitivo o visualmente atractivo) es importante, pero más allá de eso, debe hablar con la persona a cargo (el administrador del proveedor de la sala de datos virtual). Esto se puede hacer en el chat en línea o por teléfono.
Debe comprender completamente cómo resolver los desafíos futuros en su campo con soluciones de salas de datos virtuales y si el proveedor de servicios de VDR elegido le brindará el nivel adecuado de confiabilidad y seguridad cuando trabaje con una sala de datos virtual en su entorno empresarial.
¿Los representantes de soluciones de VDR son competentes y serviciales?
También puede hacerle preguntas específicas al proveedor, comenzando con una descripción general de los precios y las funciones que cree que su empresa podría necesitar. En particular, pregunte si otras empresas de su industria están utilizando estas soluciones VDR. Esto le dará una idea de cómo VDR puede ayudar a su industria. Solicite una prueba gratuita para probar el software usted mismo. Elija una solución VDR solo si ya probó la prueba gratuita. La mayoría de los proveedores de VDR (al menos los buenos) le permitirán probar su software. Preste atención a la interfaz de usuario, la usabilidad y el rendimiento de la sala de datos virtual durante las pruebas. Además, considere no solo su experiencia, sino también la experiencia de otros clientes potenciales en función de sus habilidades técnicas.
Características clave de una sala de datos virtual confiable y eficiente
La sala de datos virtual es una plataforma ideal para compartir de manera fácil, segura y consistente documentos confidenciales con terceros para fusiones y adquisiciones, asociaciones, financiamiento y venta de activos. Sin embargo, no todos los espacios de datos virtuales se crean de la misma manera. Al comprar un espacio de datos virtual de un proveedor en particular, asegúrese de que ofrezca no solo la más alta funcionalidad, sino también un uso intuitivo y rápido. La creación de una buena sala de datos virtual requiere poca preparación, por lo que la mayor parte del proceso debe completarse en una o dos horas, no en días. Las características y opciones disponibles en una sala de datos virtual son importantes al evaluar una sala de datos virtual para su empresa.
Capacidades efectivas para una fácil gestión de documentos confidenciales
En el corazón de cualquier sala de datos virtual moderna se encuentra la capacidad de administrar de forma segura documentos confidenciales mientras se los proporciona a terceros. Una buena sala de datos virtual proporciona seguridad de nivel empresarial incluso para computadoras y dispositivos que no están controlados por las redes corporativas del departamento de TI. La tecnología de seguridad de la sala de datos virtual debe aplicarse por igual si el documento se ve en un dispositivo Windows, Mac o iOS.
Organización y presentación adecuadas del contenido comercial valioso
Una buena sala de datos virtual debe tener la capacidad clave para presentar documentos comerciales confidenciales de manera intuitiva y estructurada de manera simple, atractiva y profesional, asegurando así una visión general eficiente y rápida en todos los dispositivos. Busque una solución VDR que organice de manera confiable documentos comerciales valiosos con etiquetas en lugar de una estructura de carpetas simple. Una sola carpeta a menudo tiene que estar ubicada en varios lugares en una organización jerárquica. Esto es especialmente importante para un aprendizaje adecuado. La estructura de carpetas debe crear copias de archivos y colocar esas copias correctamente. Además de los costos adicionales de almacenamiento, se debe realizar un seguimiento de cada copia del mismo documento para el control de versiones. La estructura de etiquetas le permite etiquetar el mismo archivo varias veces para que el mismo archivo aparezca en todas partes.
Seguimiento de la actividad del usuario
La solución de su proveedor de VDR elegido debe proporcionar la capacidad de rastrear con precisión, a nivel de página, quién vio qué, cuándo y durante cuánto tiempo. Con capacidades avanzadas de seguimiento de la actividad del usuario, VDR no solo genera los registros de auditoría detallados necesarios para garantizar el cumplimiento, sino que también proporciona inteligencia comercial crítica sobre el proceso de revisión de documentos del cliente. Por ejemplo, si Recursos Humanos y los abogados dedican mucho tiempo a revisar los archivos de quejas de los empleados, saben que tienen problemas de responsabilidad y pueden abordarlos pronto. Además de poder ver la actividad del usuario a nivel de página, busque un VDR que rastree las direcciones IP e integre análisis flexibles.
Infraestructura de sala de datos virtual segura
Al elegir una sala de datos virtual, debe hacerse algunas preguntas clave para averiguar si los servidores del proveedor de servicios de la sala de datos virtual están ubicados en centros de datos de clase mundial. Asegúrese de que su proveedor ofrezca seguridad y confiabilidad completas con múltiples niveles de encriptación para datos confidenciales. Los servidores de proveedores confiables de servicios de salas de datos virtuales están disponibles con componentes de reemplazo, y la infraestructura del centro de datos, que incluye conexiones de red redundantes, fuentes de alimentación, enrutadores y cables, está diseñada para operaciones de salas de datos virtuales altamente confiables.
Preparación rápida para procesos comerciales importantes y control absoluto de documentos confidenciales
Los plazos de diligencia debida suelen ser cortos, por lo que la velocidad y la eficiencia son primordiales. Con la funcionalidad VDR disponible, puede configurar y mantener rápida y fácilmente sus procesos comerciales sin muchos clics. Busque proveedores de VDR que faciliten al máximo las tareas administrativas de configuración y mantenimiento. Administrar una sala de datos virtual no tiene por qué ser difícil ni lento, especialmente si está cambiando muchos permisos, políticas o configuraciones de contenido.
Integración tecnológica continua
Hoy en día, las salas de datos virtuales modernas ofrecen varias soluciones para una integración perfecta de las salas de datos virtuales en los procesos comerciales existentes. El VDR que elija debe proporcionar API de servicios web flexibles y seguras que le permitan crear, configurar y administrar mediante programación espacios de datos virtuales e integrarlos en su flujo de trabajo empresarial. Busque controles integrados y un sistema de inicio de sesión único para que los usuarios puedan conectarse a una aplicación web segura existente e iniciar el VDR con un solo clic. Una sala de datos virtual debe ser fácil de configurar, simple de configurar, intuitiva de usar y no requiere capacitación especial, pero debe ofrecer soporte inigualable las 24 horas del día, los 7 días de la semana cuando lo necesite. No tenga miedo de hacer preguntas como:
¿Qué soporte está disponible para instalar, configurar e implementar la funcionalidad de VDR?
¿Tiene un gerente dedicado que no solo lo ayudará a identificar las capacidades de VDR, sino que también brindará experiencia en la optimización de VDR para un proyecto específico?
¿Se adapta la formación a las necesidades específicas de mi entorno empresarial?
¿Cuenta con soporte telefónico o en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana?
¿La sala de datos virtual admite el uso compartido remoto para acelerar los procesos comerciales y eliminar posibles fallas?
¿El soporte de la sala de datos virtual incluye la migración desde otros VDR o sistemas de uso compartido de archivos?
Una sala de datos virtual es una herramienta importante para facilitar numerosos procesos comerciales y otras actividades que requieren el intercambio seguro de documentos confidenciales. Pero elegir la sala de datos virtual adecuada con las características avanzadas que necesita puede ser la diferencia entre un proceso moderno eficiente y un proceso engorroso que ralentiza su negocio, por lo que es fundamental obtener la solución adecuada.