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Operamos en 90 países, cobramos en diferentes monedas, tenemos dos modelos de ingresos, tenemos una marca muy fuerte, nuestros clientes nos aman, son muy estables y tienen mucha recurrencia, tenemos márgenes altos… ¿qué podía salir mal?
Una pandemia. Un cambio mundial que desapareciera la industria en la cual operamos: los eventos. ¿Qué hacer cuando estás en el punto más bajo del año en flujos y el 83% de tus ingresos está en alto riesgo?, ¿cuando millones de pesos en contratos van a caerse?
A continuación les comparto las actividades más relevantes de Fuckup y el Failure Institute en los últimos 3 meses, esperando que les ayuden o inspiren a continuar.
Reacción
Lo primero que hicimos fue reconocer que no sabíamos lo que iba a pasar. En lugar de jugar a adivinar creamos una actualización diaria de COVID por correo con datos globales de la pandemia y con las afectaciones a nuestras operaciones. Por ejemplo: “5 eventos cancelados al día de hoy”. De esta manera pudimos entender mejor las tendencias, la velocidad y hasta dónde tendríamos que reaccionar operativa y financieramente.
En mi reporte semanal a todo el equipo empecé a incluir un resumen de nuestro estado financiero dejando claros ventas, ingresos, egresos y runway (el tiempo antes de quedarnos sin dinero). Esta transparencia generó mucho ownership y enfoque en el equipo.
Lo siguiente fue reducir todos los costos variables a la brevedad posible para cuidar el efectivo. Proveedores, suscripciones, herramientas tecnológicas, experimentos de marketing, etc., todo se canceló o se puso en pausa.
Dando prioridad a la salud del equipo y quienes nos rodean, empezamos a trabajar de manera remota el 12 de marzo. Un mes después decidimos que nos mantendremos 100% remotos para siempre. Por la naturaleza global de nuestra operación, así como nuestras (ex) oficinas en CDMX y Mallorca, fue una transición fácil. Si quieres saber más sobre nuestras recomendaciones para trabajo remoto, aquí te las compartimos.
A inicios de marzo nos activamos para adelantar flujos. Pedimos 20 o 30% por el trabajo avanzado, o simplemente un adelanto por eventos planeados a futuro. Hicimos factoraje y mejoramos las políticas de pago para mejorar nuestro flujo durante y post-pandemia.
Después de la etapa reactiva, había llegado el momento de intentar y aprender para evolucionar.
Acción
Lo primero fue convertir nuestras operaciones a digital. Piloteamos nuestros eventos abiertos al público y nuestros eventos con clientes en videoconferencia. Tomó tres semanas de intentos, enfoque y mostrarles el valor de primera mano para que nuestros clientes se aventaran. Los invitamos a nuestros eventos abiertos y al ver la energía, la participación y el impacto, muchos decidieron avanzar en digital y el resultado ha sido impactante.
Luego llegó el momento de definir estrategia y objetivos, aunque fueran temporales, para dar la mayor claridad posible al equipo.
La estrategia la resumimos como: “comprar tiempo”, es decir, aceptar que no sabíamos qué iba a pasar y enfocarnos en extender el runway. Para esto lanzamos dos potenciales fuentes de ingreso extra: patrocinios y una suscripción digital de contenido y experiencias.
Definimos tres objetivos: proteger nuestra cultura organizacional, proteger en la mayor medida posible los sueldos del equipo, e intentar mantener nuestras capacidades de generación de ingresos.
Con base en esto, solicitamos un crédito y hablamos con el equipo para proponer una reducción de sueldos al 70% (excepto el mío al 50%) en lugar de recortar personas. Con esto tendríamos nómina hasta finales de agosto y juntos tendríamos que buscar maneras de aumentar los ingresos para extender esa fecha.
Los bancos nos comentaron que no darían absolutamente nada de créditos a Pymes por los próximos tres meses. Tuvimos que acudir a un crédito con tasa casi al doble y ajustar nuestras proyecciones con ese costo adicional de intereses.
Una vez teniendo claridad financiera hasta agosto nos volcamos a generar nuevas fuentes de ingreso. Creamos laboratorios de innovación con cuatro metas: validar nuestros eventos digitales hasta tener la satisfacción de los eventos en persona, validar la escalabilidad de una nueva suscripción de contenido y experiencias que lanzamos a partir de esta evolución, encontrar formatos de vídeo digital con más engagement y detectar innovaciones de nuestros organizadores locales en 320 ciudades para luego escalarlas mundialmente.
Hoy estamos felices y orgullosos porque gracias a nuestra cultura y la genialidad del equipo nuestras iniciativas están validadas y en las últimas siete semanas hemos extendido nuestro runway hasta finales de diciembre. Todavía esperamos que venga lo más difícil por recesión, pero nos sentimos más unidos, eficientes y capaces que nunca para enfrentarla.
El propósito de Fuckup es compartir experiencias y conocimiento para ayudar a la gente a vivir al máximo. Sabemos que son momentos difíciles por lo cual te compartimos nuestra experiencia esperando que sea útil. Ojalá puedas visitar nuestras páginas y registrarte para que formes parte de nuestra comunidad para seguir avanzando e inspirando.