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Desde el punto de vista empresarial, no es ningún descubrimiento que las distracciones son el enemigo número uno para el logro de los objetivos y para la productividad, elementos fundamentales no sólo para el beneficio de una organización, sino para que las personas logren una mejor calidad de vida.
Para este artículo he utilizado el término síndrome, debido a que uno de sus significados se refiere a los síntomas y características de una enfermedad, y créeme, las distracciones se están convirtiendo en una verdadera patología tanto a nivel empresarial, como personal.
Refiriéndome a las organizaciones, hace algunos años, cuando los ritmos y las dinámicas permitían mayor flexibilidad en nuestras actividades, lo que existía, eran más bien interrupciones, las cuales, por su menor duración en el tiempo, tienen efectos menos perjudiciales. Actualmente todo es mucho más acelerado, cambiante y demandante; no sólo nos enfrentamos a interrupciones, sino con verdaderas distracciones que drenan la concentración y el enfoque.
Algunas de las distracciones que hoy abarcan la mayor cantidad de tiempo es la revisión de la bandeja de entrada del correo electrónico. Sin embargo, existen algunas otras, que además acaparan la atención visual, auditiva, y hasta emocional. Este es el caso de las distracciones que se derivan por la revisión de las redes sociales y la mensajería por chat.
Recuerda que para poder responder a los actuales ritmos tan demandantes, es necesario administrar tu tiempo, si es necesario, minuto a minuto. En algunos casos es necesario poner límites a las interacciones sociales que te están obstaculizando, no te preocupes por hacerlo, esto será una oportunidad para que ellos también sean más productivos.
Hoy nos encontramos parados ante una bifurcación: el correo, las redes sociales y los chats se convierten en un síndrome enfermizo que tirará por la borda nuestra productividad profesional y personal; o bien, se convierten en maravillosas herramientas de comunicación y actualización que sumarán a nuestra productividad, crecimiento profesional y personal. No somos víctimas, tenemos la oportunidad de decidir.
Para la segunda opción, es necesario es reconocer que tenemos un problema. Puede parecerte absurda esta afirmación, sin embargo, hoy en día, al ser un mal de muchos, se está perdiendo de vista que es un verdadero problema, y en lugar de enfocarnos en solucionarlo, estamos tratando de sobrevivir o adaptarnos a esta patología. Recapacitemos. Esto se ha salido de control. No es normal y no contribuye en nada al crecimiento, ni empresarial ni personal. Una vez que dejamos de verlo normal y lo reconocemos como un problema, podemos enfocarnos en la solución: aprender a gestionarlas.
Cuando quieres sanar esta situación con tus colaboradores y equipos de trabajo, deberás enfocarte en resolverla en ti primero. Esto ayudará a que seas un ejemplo de que sí se puede. Claro que al principio puede costarte trabajo. Se ha vuelto un hábito y el cambio requiere de cierto esfuerzo. Después, será cuestión que los hagas conscientes del problema, les propongas acciones específicas competiéndoles de los beneficios que obtendrán.
Te comparto un ejemplo de un sencillo plan de acción con duración de ocho días para recuperar tu enfoque y elevar la productividad. Te sugiero que lo lleves a cabo primero para ti. Una vez recorrido el camino y llegado a tus propias conclusiones, lo podrás implementar con tu equipo de trabajo.
Plan de acción
Los tres primeros días:
+ Cada vez que revises tu bandeja de entrada, Twitter, Facebook o el WhatsApp; así como cada vez que te interrumpe un colaborador, llamada telefónica, etc., toma el tiempo que te tardas. También es importante que trates de identificar, cuánto tiempo te tardas en volver a concentrarte realmente después de cada una de estas distracciones. Al final del día suma todos los tiempos.
+ Haz una lista de los pendientes que te quedaron cada día, identifica cuánto tiempo te hizo falta para cumplirlos y revisa en qué proporción corresponde al tiempo que le dedicaste a las distracciones.
+ Observa si has dejado de hacer lo que tenías planeado después de la oficina por tener que quedarte más tiempo del que tenías planeado. Anota la cantidad de tiempo que te tuviste que quedar, y coteja de qué manera este tiempo corresponde con el que le dedicaste a las distracciones tecnológicas.
Ya que es imposible no atender este tipo de distracciones, te sugiero lo siguiente para los próximos cinco días:
+ Planea tu día. Contempla espacios de 20 minutos cada 2 o 3 horas, según tu necesidad, para revisar correos, redes sociales y chats.
+ Contempla también, un espacio de 30 minutos antes de comer y antes de salir, para atender a las personas que tienen algo que decirte o llamadas. Tendrás que ser muy firme en que si lo que tienen que tratar contigo tarda más de 10 minutos, ese asunto requiere de una reunión y hay que programarla.
+ Al finalizar el día, revisa tu lista de pendientes. Seguramente te darás cuenta que pudiste cumplir mejor con ellos. Si un día te quedaron varios pendientes, entonces en tu planeación del próximo día tendrás que reducir los tiempos de revisión de correos, redes sociales y chats. Esto será con el objeto de ponerte al día, y evitar que arrastres pendientes que obstaculizan el logro de los objetivos, y también, te estresan y afectan tu vida personal.
Una vez pasados estos 8 días de valoración, en los que viviste “de manera consciente” los costos de las distracciones en tu productividad, te será mucho más fácil continuar con las acciones de los últimos 5 días hasta que se convierta ésta, en una nueva forma de trabajar.
Beneficios
+ Enfoque. Hablando de tu aspecto profesional, esta capacidad la verás directamente relacionada con un nivel de desempeño más alto.
+ Libertad. Al estar en control de tus actos, podrás decidir con mayor libertad que es lo mejor para tu desarrollo profesional y personal.
+ Equilibrio. Parece mentira, pero el hecho de administrar tu tiempo, es el primer paso para poder equilibrar los distintos aspectos de tu vida, ya que, en buena medida, el desequilibrio entre ellos se debe a la falta de tiempo y enfoque.
+ Organización. Todo cabe en un jarrito, sabiéndolo acomodar. Será más fácil organizarte y hacer muchas de las cosas que has querido, y de las que te has privado, por falta de tiempo.
De modo que plantéate la disciplina de gestionar las distracciones que no te ayudan a ser productivo. No permitas que esto siga siendo un síndrome. Haz que las cosas sucedan, y que sucedan a tu favor y a favor de tu organización.
