clarifica los roles y funciones en el equipo [Parte 3 de la serie sobre Trabajo Remoto de 9punto5]

Esta columna es parte de una serie de 3 artículos sobre trabajo remoto, escrita especialmente para FayerWayer por el equipo de 9punto5, organizadores de la principal conferencia sobre trabajo remoto en Latinoamérica, y expertos en la materia.

Los artículos que componen la Serie sobre Trabajo Remoto los siguientes:

Y si quieres profundizar en el tema, mañana jueves 16 de abril a las 17:00 (hora Chile) 9punto5 realizará una sesión en vivo para hablar sobe la comunicación en ambiente remoto junto al invitado Ernesto García (Software Developer en Doist). Te puedes registrar gratis aquí.

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Tercera Parte:

Clarifica los roles y funciones en el equipo

Las personas necesitamos saber qué es lo que se espera de nosotros. ¿Qué significa que estoy haciendo bien el trabajo? ¿cómo se mide mi desempeño? ¿qué pasa cuando fallo? ¿a quién puedo recurrir por ayuda?. Es decir, necesitamos tener la película clara. Entender de qué va la historia, qué papel tengo yo en ella y, especialmente en tiempos de aislamiento por Coronavirus, contar con un espacio en que noto que soy visible para el equipo.

En el artículo anterior comentamos que parte de esto se relaciona con tener objetivos importantes, claros, que sean entendidos y conocidos nítidamente por cada persona del equipo.

Un error común es poner la atención en el QUÉ, pero dejando de mirar el QUIÉN. Si quieres lograr un buen trabajo, necesitas a la persona correcta (o equipo correcto) para hacer dicho trabajo.

Cultura y personas, personas y cultura

Antes de seguir, hagamos un paréntesis para hablar en dos párrafos sobre la cultura y cómo se relaciona con las personas.

La cultura de una organización es y determina cómo se vive en una organización. La forma en que sea hacen las cosas, qué tipo de objetivos se fijan y de qué forma se establecen. Cómo se miden los resultados, los niveles de confianza que existen. Cómo se da la comunicación, la interacción y la colaboración. Cuánta autonomía se entrega, cómo se toman decisiones, cómo se distribuye el poder y las responsabilidades. Qué clase de estructuras operarán (jerárquicas, horizontales, autogestionadas, etc.), los tipos de procesos que se establecen. Además, es la base de los resultados que se logran, los beneficios que se consiguen, los productos que se construyen y la calidad que estos alcanzan. Todo esto es dinámico, con algunas partes que son más o menos móviles que otras.

Luego —y citando a Ray Dalio en su libro «Principios»— las personas son aún más importantes que la cultura, porque pueden cambiarla para mejor o para peor. La cultura y las personas son simbióticas: la cultura atrae cierto tipo de personas y las personas de vuelta refuerzan o evolucionan la cultura en base a lo que valoran y a cómo son. Un equipo puede ser como una banda de jazz increíble. También es cierto lo contrario, y nos podemos ir todos por la cascada, juntos.

La persona correcta para el trabajo

Lo anterior refuerza la idea de que es muy importante mirar el QUIÉN; quién realizará las diferentes acciones que necesitamos para llegar a la meta que nos fijamos. Diferentes proyectos requieren distintas habilidades: investigar en torno al desafío que se quiere resolver, conversar con clientes actuales, capacidad creativa e ingenio para resolver un problema, diseñar procesos, crear un presupuesto en una hoja de cálculo, diseño gráfico, buena redacción, experiencia desarrollando software en cierto lenguaje de programación, habilidades en marketing digital, lograr vender a través de cierto canal de comercialización, capacidad de improvisar, etc., etc.

Seguido de este levantamiento, es necesario conectar estas necesidades con las habilidades disponibles en el equipo. Para esto es muy importante conocer bien a todos sus miembros. Saber sus gustos, capacidades, habilidades, en qué tiene experiencia. Además todos tenemos puntos débiles, cosas que no nos gustan, o en las que derechamente somos malos; lo que también es necesario saber.

Rol

Esto es la base para construir un rol: reunir un conjunto de competencias, habilidades personales, conocimientos y niveles de experiencia requeridos en una misma persona, para que ésta aborde cierto grupo de tareas relacionadas. Aportando así a un proyecto o incluso desarrollándolo por completo (según su complejidad).

Por el fenómeno de la especialización que hemos venido viviendo a lo largo de la historia humana, hoy existen muchas personas especialistas, profesionales, o expertas en un conjunto de conocimientos y habilidades relacionadas entre sí, que pueden (o no) ser idóneas para cumplir ciertos roles.

Una persona puede cumplir uno o varios roles, y un rol puede ser realizado por varias personas. Por ejemplo hay casos en que el rol de “servicio al cliente” va rotando entre todos los miembros de la empresa o entre un área de la empresa.

Funciones

Luego decimos que existen las funciones de un rol o “funciones independientes”, que son un grupo más pequeño de competencias vinculadas a tareas.

Responder el teléfono de la empresa podría ser una función que es parte de un rol específico (recepcionista), o una función suelta, que se podría turnar entre varias personas.

Entender esto además, permite ver que quizá necesitamos que alguien se entrene en el desarrollo de ciertas habilidades que actualmente no tenemos disponibles. O quizás, son importantes en cierto rol y están faltando.

Ideas para llevar a la práctica

Cada organización debe encontrar la forma de hacer esto y aquí compartiremos algunas ideas. Pero antes de entrar en ello, un principio importante: la acción de evaluar las habilidades de las personas y definir los roles y funciones que se necesitan en la organización no es algo para hacer una vez. Las personas e interacciones son dinámicas.

Juegos de rol

Quienes conocen los juegos de rol (o juegos RPG) pueden entender bien esta idea. En estos juegos existen personajes que tienen más puntos de fuerza, otros de defensa, algunos con habilidades especiales. Un personaje de fuerza, puede ser bajo en defensa.

Equipos de deporte

Algo similar pasa en equipos deportivos. Se necesitan puestos de ataque, de defensa, quienes habilitan, conducen o facilitan el juego, algunos que tengan resistencia, o con mucha velocidad pero menos resistencia, quien salte muy alto, etc.

Tarjeta de jugador

Teniendo esto en mente, un ejercicio práctico posible es listar las habilidades presentes en el equipo y calificarlas. Un artefacto posible podría inspirarse en la tarjeta de un jugador, en que cada persona tiene mapeadas y calificadas sus habilidades, con validación de pares y líderes, como algo que se va actualizando en el tiempo.

Esto se puede contrastar con las habilidades que se necesitan para un proyecto, o para cierta etapa de un proyecto.

Atención: esto vuelve a relevar la importancia de la cultura en la empresa. Un sistema como este podría no funcionar si genera incentivos incorrectos, en que se den calificaciones poco honestas por ejemplo. Otro desafío es que eventualmente alguien no tenga las competencias reales para evaluar ciertas habilidades de otra persona. Se requiere tener un estándar, criterios y condiciones para realizar estas evaluaciones. También importa comprometer el sistema a consecuencias. Si nada de esto importa al final, entonces tendremos a abandonar el sistema.

Cruzar personas con habilidades requeridas

También quien lidera el equipo —o como una tarea conjunta entre sus miembros— es posible construir una matriz que cruce las habilidades que se necesitan para un proyecto, o para un rol con las personas que podrían cumplir con esto.

Necesitamos expectativas claras

Recuerda que todos necesitamos entender la película de nuestro trabajo. Por eso, especialmente quienes tienen roles de liderazgo, necesitan ocuparse de dar claridad en las expectativas. Para eso es necesario conocer las tareas que tendrán que desarrollarse, las habilidades que se necesitan para completarlas, conocer a las personas de equipo y distribuir correctamente el trabajo.

También es importante contar con un buen sistema de reporte y seguimiento del trabajo. Evitar duplicar por error roles, funciones y tareas, que harán perder tiempo y energía al equipo.

Quizá puede ser el momento de redistribuir ciertas asignaciones y configuraciones en los equipos, para facilitar el trabajo de todos, también para tener mejores avances e incrementar la colaboración.

Recapitulando esta serie de 3 artículos recuerda que un buen equipo de trabajo:

1. Está alienado en torno a un propósito compartido
2. Entiende los objetivos que hay que cumplir, y les parecen valiosos
3. Y lo que repasamos en este: Necesita tener claridad de los roles y las funciones que cada quien cumple

Todo esto requiere una mirada desde alto nivel, desde la que importa ver el panorama general de la organización, también tener la capacidad real de influir en cómo funcionan las cosas y alterar lo que sea necesario. Pero a propósito hemos hablado de equipos, ya que es necesario a la vez tener una mirada más granular del trabajo.